Sehat tidaknya cash flow atau arus kas perusahaan bergantung pada kegiatan pencatatan transaksi bisnis di dalamnya. Utamanya terkait pengeluaran, bila pencatatannya asal-asalan, perusahaan bisa gulung tikar. Untuk itu, setiap perusahaan perlu memiliki jurnal pembelian.
Apa itu jurnal pembelian? Seberapa besar pengaruhnya terhadap cash flow dan transaksi bisnis suatu perusahaan? Bagaimanakah cara penggunaan Software Spenmo dan SaaS bisa membantu bisnis perusahaan berkembang ?
Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini:
Apa itu jurnal pembelian?
Jurnal pembelian merupakan suatu catatan yang digunakan untuk mendokumentasikan segala transaksi pengeluaran suatu perusahaan. Pengeluaran yang dimaksud terutama terkait transaksi pembelian baik dalam bentuk tunai, retur, diskon maupun kredit.
Jurnal ini biasanya mendata tanggal pembelian atau faktur masuk suatu barang, nomor faktur untuk barang yang dibeli, nama, alamat, email, dan nomor telepon pembeli dan penjual. Selain itu, jurnal ini juga mencatat deskripsi barang yang dibeli seperti kuantitasnya, kualitasnya, dan tentu harga dan pajaknya.
Untuk perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan juga menyertakan catatan terkait syarat dan ketentuan penjualan dari barang yang dibelinya. Lalu, untuk barang yang dibeli secara kredit biasanya juga menyertakan besaran utang yang harus dibayar.
Pentingnya jurnal pembelian untuk transaksi bisnis
Jurnal pembelian tidak hanya berguna untuk dokumentasi pengeluaran semata. Lebih daripada itu, sistem ini punya banyak manfaat bagi perusahaan. Berikut rinciannya:
1. Memudahkan pelacakan data
Segala proses pencatatan pada dasarnya dapat memudahkan manusia dalam mengingat sesuatu dan bila sewaktu-waktu lupa, bisa dengan mudah diingat lagi hanya dengan membuka catatan tersebut. Prinsip serupa juga berlaku pada jurnal pembelian.
Jurnal itu dapat memudahkan pelacakan data, tidak hanya terkait transaksi pembelian dan besar pengeluaran atau utang perusahaan saja. Data lain seperti daftar supplier, daftar kreditur, dan lainnya juga bisa dengan mudah ditemukan di dalam satu tempat saja yakni di jurnal pembelian tersebut.
2. Memudahkan proses input data ke buku besar
Jurnal pembelian juga memudahkan akuntan dalam proses pemindahan catatan transaksi ke buku besar. Beragamnya data yang ada dalam jurnal pembelian juga memudahkan akuntan melakukan posting ke berbagai jenis buku besar sekaligus.
Misal, hanya dengan membuka satu file jurnal pembelian, akuntan bisa memposting data-data yang ada ke buku besar umum, buku besar pembantu piutang usaha, dan buku besar kreditur atau debitur.
3. Transaksi bisnis jadi lebih terkendali
Selain itu, jurnal pembelian juga bisa menjadi bagian dari evaluasi. Akuntan bisa melihat pengeluaran apa yang dibutuhkan dan perlu dimaksimalkan ke depannya. Lalu, melihat pengeluaran mana yang berlebihan dan perlu dihentikan segera.
Hal lain yang bisa dikendalikan lewat jurnal ini adalah tindakan fraud atau curang dalam perusahaan. Semakin rinci data yang dihimpun, semakin sulit pula terjadinya kecurangan.
Otomatisasi Jurnal pembelian
Di era serba digital seperti saat ini dibutuhkan kecepatan. Sayangnya, proses pengelolaan jurnal pembelian kebanyakan masih dilakukan secara manual. Hal itu cukup memakan waktu. Sebab, akuntan perusahaan masih harus mengidentifikasikan pembelian satu-persatu barang, juga masih harus melalui proses input data ke buku besar.
Serta masih harus memastikan semua data dan informasi dalam akun utang dagang atau account payable sudah benar dan akurat. Belum lagi, ada risiko salah input data dan juga masih ada kemungkinan terjadinya fraud.
Risiko-risiko tersebut bakal semakin terasa saat perusahaan harus melakukan rekonsiliasi pembayaran dengan kartu kredit, di mana akuntan harus mencocokkan data dalam buku besar dengan data yang ada dalam tagihan kartu kredit. Apabila ada ketidakcocokan data, maka akuntan harus mengulang seluruh proses dari awal lagi sampai hasilnya cocok. Kurang efektif dan efisien, bukan?
Untuk itu diperlukan pembenahan yaitu berupa otomatisasi jurnal pembelian. Saat ini, sudah banyak perusahaan yang menyediakan software akuntansi atau platform manajemen pengeluaran perusahaan yang bisa memperingkas proses jurnal pembeliaan tersebut. Salah satu yang bisa jadi pilihan adalah menggunakan SaaS pembayaran.
Cara kerjanya cukup mudah. Oleh karena rata-rata transaksi yang dicatat dalam jurnal pembelian adalah seputar utang kredit, maka perusahaan lebih dulu harus menghubungkan kartu kredit perusahaannya ke software akuntansi tersebut. Setelah terhubung, siapapun bisa mengunggah seluruh tagihan kredit ke dalam software tadi.
Dengan begitu, akuntan dan siapapun di perusahaan tersebut dengan mudah bisa memonitor penggunaan kartu kredit secara real time dan akurat di satu dashboard saja. Selain itu, perusahaan bisa juga mengunggah seluruh transaksi yang berkenaan dengan kartu kredit tadi ke dalam platform yang sama. Mulai dari tiket pesawat, booking hotel, hingga invoice online.
Hal tersebut tentu akan membantu proses rekonsiliasi jurnal pembelian. Selain itu, perusahaan juga bisa dengan mudah menentukan limit penggunaan kartu kredit agar tidak terjadi pemborosan sekaligus mencegah terjadinya praktik kecurangan.
Otomatisasi transaksi bisnis lewat software pembayaran ini juga memudahkan proses verifikasi kecocokan data di jurnal pembelian dengan buku besar. Sebab, semua orang bisa mengakses data yang ada di dashboard software tersebut, sehingga yang bersangkutan bisa langsung mengoreksi data bila ada ketidaksesuaian.
Bonus lain dari otomatisasi keuangan adalah bisa membuat karyawan lebih produktif. Lho, kok bisa?
Sebagaimana kita ketahui bersama, kebanyakan perusahaan masih memakai kartu kredit perusahaan dengan sistem reimburse. Akan tetapi, karena sistem pencatatan keuangan di perusahaan itu juga masih manual, alhasil sering terjadi keterlambatan proses pencairan reimburse kepada karyawan.
Hal itu tentu merugikan buat para karyawan. Bila dibiarkan bisa menghilangkan kepercayaan para karyawan kepada perusahaan. Lalu, produktivitas kerja mereka pun menurun dan perusahaan ikut dirugikan karenanya.
Namun, dengan otomatisasi keuangan perusahaan tentu bisa mengurangi risiko-risiko semacam itu. Proses pencairan reimburse pun bisa tepat waktu dan membuat kepercayaan karyawan meningkat lagi. Akhirnya, mereka akan kembali termotivasi dan tentunya menjadi lebih produktif.
Bagaimana, tertarik berpindah ke jurnal pembelian otomatis belum?
